第一条 为深入贯彻落实中央八项规定和有关文件精神，规范我校因公短期出国（境）审批和管理工作，明确职责，提高实效，更好地服务教职工参与境外培训、交流、访问、研修等活动，进一步推动我校国际合作与交流，根据国家及湖南省有关部门出国（境）文件精神，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 本办法中的因公短期出国（境）是指因公应邀赴国（境）外参加国际学术会议、访问考察、讲学、研修、合作科研、学习培训、校际交流、项目洽谈等且出访时间为90天以内（不含90天）、出访国家（地区）、出访路线均有严格规定的非个人支付费用或个人支付部分费用的出国（境）活动。其他如出国（境）探亲、访友、旅游等均不属于因公短期出国（境）范围。

第三条 本办法适用于我校在职员工的因公短期出国（境）任务。
  第四条 因公短期出国（境）坚持“任务导向、合理安排、规范管理”的原则。出访任务在年度出访计划和财务预算内统筹安排，必须服务于学校中心工作，有明确的公务目的和实质性内容，严禁利用公款出国（境）旅游或变相旅游。因公短期出国（境）人员要业务对口，出访内容必须与身份相称。

第五条 因公短期出访任务必须有明确的出访日期、停留期限及费用负担办法。必须有发自出访国家或地区的合格邀请函，邀请函必须打印在邀请单位的公函纸上，有邀请人手写体签名或邀请单位盖章。邀请单位、邀请人应与出访人的职级身份相称，不得接受境外中资企业、海外华侨华人和外国驻华机构的邀请，不得通过中介机构办理邀请函。申请参加学术会议者还须提供大会组委会发来的论文通知书及有关证明材料，否则不予受理。

第六条 申请人必须如实填报工作单位和所任实际职务，不得以学会、协会等社会兼职身份申报。严禁在因公出国（境）任务和人员报批中弄虚作假，对以不正当手段骗取出国（境）任务批件、人员批件或护照（通行证）的，除取消出国（境）任务外，当事人3年内不得派出执行公务。情节严重的，由纪检、监察部门追究有关人员的责任。

第七条 初次因公短期出国（境）人员出访前，须到学校对外合作交流处接受外事培训，内容包括进出海关、购买保险、遵守纪律、保证安全、处理突发事件等。

第八条 行政性出访团组应严格控制人员规模，每个团组总人数不得超过6人。严禁通过组织“团外团”或拆分团组、分别报批等方式安排无关人员随行。行政性出访团组原则上应在同一大洲选择出访国家，每次出访不得超过3个国家和地区（含经停国家和地区，不出机场的除外，下同），在外停留时间不超过10天（含离、抵我国国境当日，下同），出访2国不超过8天，出访1国不超过5天；赴拉美、非洲国家航班衔接不便的团组，出访2国不超过9天，出访1国不超过6天。
因公短期出国培训团组、研修团组应当坚持强化预算约束、优化培训结构、因事立项定人、加强监督管理的原则，严控费用规模，严格按计划执行。其中出国培训团组总人数原则上不得超过25人，出国研修团组总人数原则上不得超过8人，在外培训时间均不超过90天（不含90天），一般在1个国家、3个城市之内完成培训任务。

第九条 除依照法律法规和有关规定需要保密的事项和内容外，因公短期出访的组团单位和派出单位要事前通过内部网、公示栏等便于本单位人员知晓的方式如实公示有关团组和人员信息，公示期限原则上不少于5个工作日，内容包括团组全体人员的姓名、单位和职务，出访国家、任务、日程安排、往返航线，邀请函、邀请单位情况介绍，经费来源和预算等。出访请示中应注明公示情况。

第十条 所有我校在职员工因公短期出国（境），都需按《中华人民共和国护照法规定》向外交部门申领因公护照、因公通行证，并持因公证照办理签证、签注。严禁同时持用因公和因私两种证照出国（境）。

第十一条 下列情形之一者，不予批准因公派出：
（1）无权出具任务通知书的协会、中心等组织的访问考察、研讨会、培训班等出访申请；外方资助的背景复杂、专题敏感的出国培训，无实质内容的境外庆典、仪式或内部慰问等活动；
（2）出国（境）人员的专业或业务与出访任务不相符；
（3）拟陪同因公短期出国（境）人员出访的家属；
（4）通过因私渠道申请同一国家签证已被拒签者；
（5）非在职人员的出访（含退休人员及人事关系不在我校的人员）；
（6）出国（境）涉及“两个中国”或“一中一台”问题的；
（7）因涉嫌违纪违法已被纪委或司法机关立案调查；
（8）国家法律法规规定不准出境的。
  第十二条  我校因公短期出国（境）任务原则上按照以下程序办理：全校年度出访计划审定与报备—>个人申请或部门推荐—>出访人员资格及名单审定—>资料提交及手续办理。

第十三条 全校年度出访计划审定与报备。在每年的10月底之前由各二级学院（系）、各部门向组织人事处提交来年的《因公短期出国（境）年度计划表》，由组织人事处分类汇总并于11月底前报学校党委会审定，以确定下一年度全校的出访计划与财务预算，对外合作交流处、财务处及时将审定后的全校年度出访计划与财务预算按政策要求分别向上级部门报备。

第十四条 个人申请或部门推荐。在本年度出访计划与财务预算范畴内，根据个人申请及部门推荐相结合的原则，由申请个人或推荐部门提出书面申请报告书，经其所在部门负责人在申请报告书上签署意见后提交到人事处。

第十五条  出访人员资格及名单审定。人事处汇总个人或推荐部门提交的申请报告书，对拟出访人员资格进行初审，并及时将初审合格名单提交校党委会，由校党委会确定出访人员名单。

第十六条 资料提交及手续办理。出访人员填写《九游网页版,九游（中国）教职工因公短期出国（境）申报表》和《因公出国任务和预算审批意见表》（见附件），经校内相关部门及校领导盖章签字审批后交对外合作交流处。
因校外审批手续复杂，出访人员校外手续将由对外合作交流处外事专干协同办理，相关申报材料格式模板及出国手续办理流程见附件。

第十七条 对于没有纳入年度计划的出国（境）任务，原则上不予批准。如遇特殊情况或因公紧急任务需短期出访的，应提出书面申请，说明原因，明确出访任务，经部门负责人、组织人事处、分管校领导审批同意后，由对外合作交流处汇总并报学校党委会审定，再按规定程序办理出访手续。

第十八条 参加外单位组团出访的，还必须提供组团单位的《双跨团组同意函》复印件、外单位的《出国、赴港澳任务批件》复印件和《出国、赴港澳通知书》原件和复印件、团组名单复印件、出访日程、出访费用预算。

第十九条 鉴于审批、办理公务普通护照（通行证）及签证（签注）所需时间较长，出国（境）人员应自正式出境之日计算，至少提前3个月将备齐的有关出国（境）申报材料交至对外合作交流处。
  第二十条 因公出访人员在对外交往中应自觉维护国家利益和学校利益；自觉维护国家形象和学校声誉。在出访期间，应自觉遵守当地的法律、法规，尊重当地的风俗习惯；应增强知识产权保护意识，坚决执行国家的有关保密规定。

第二十一条 因公短期出访活动应厉行节约，讲求实效。严格按照规定安排交通食宿，不得铺张浪费；严禁公款旅游，严禁安排与公务无关的娱乐活动。

第二十二条 未经批准不得擅自绕道、增访或延长在境外停留时间，也不得擅自经停香港和申根协议国家，不得参加与访问任务无关的活动和会议。

第二十三条 增强防盗、防抢、防诈骗的自我保护意识，保管好护照证件，遇到重大事项应及时与我国驻外机构及学校取得联系。

第二十四条 二人以上的团组出国（境）须指定一名团长，团长既要负责团组任务的执行也要负责团组成员外事纪律管理。团组成员在境外如有违纪违规行为发生，除对当事人进行严肃处理外，还将追究团长责任。
  第二十五条 因公出访经费按有关规定纳入专项预算管理，不得超支，不得挪用其他预算资金，不得核销与出访任务无关的开支。各二级学院（系）、各部门应严格控制因公出访经费，加强经费预决算管理，无预算或超预算的不得安排出国出访。

第二十六条 行政性出访团组的经费开支参照财政部、外交部最新印发的《因公临时出国经费管理办法》（财行〔2013〕516号）标准执行。

第二十七条 因公短期出国培训团组、研修团组的经费开支由学校参照财政部、外交部印发的《因公短期出国培训费用管理办法》（财行[2014]4号）确定的标准执行。

第二十八条 出国（境）人员的外汇报销按照其提供的外汇兑换单或出国（境）前一天中国银行公布的官方汇率标准折算。
  第二十九条 教职工完成出访任务回国后在7天内必须将因公护照（通行证）上交对外合作交流处，对外合作交流处将按政策要求及时移交到湖南省外侨办护照管理办公室统一保管；教职工回国后在15天内向对外合作交流处提交一式五份出国（境）情况总结材料（含其他相关材料），经对外合作交流处、人事处审验并签收后方可到财务处按有关规定报销经费。

第三十条 对于一些有重大收获的出国（境）项目，回国后还应由出国（境）人员在校内组织经验交流会和报告会。


  第三十一条 因公赴香港、澳门、台湾地区的审批与管理参照本办法执行。

第三十二条 教学、科研和管理人员赴国（境）外3个月以上时间（含3个月）的因公培训、学习或研修，不适应本管理办法，应由出国（境）人员本人根据项目来源报教育部、国家留学基金委或湖南省教育厅等有关上级部门审批，且出国（境）培训、学习或研修经费使用参照“国家公派留学人员奖学金资助标准”或项目资助标准执行。

第三十三条 因公短期出国（境）人员，因故未按原计划执行公务者，须在7日内将相关证件交回对外合作交流处保管。

第三十四条 本办法由对外合作交流处负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起实施。以往有关办法与本办法不一致的以本办法为准。本办法未涉及的相关事宜，按国家、湖南省及学校的有关规定执行。
 
附件一：《九游网页版,九游（中国）教职工因公短期出国（境）申报表》
附件二：《因公出国任务和预算审批意见表》
附件三：《九游网页版,九游（中国）因公短期出国（境）办理流程及操作细则》
附件四：《因公出国（境）计划表》